Sofern bei der Formularspezifikation Berechnungen fachlich vorgesehen wurden, werden diese im Formular durchgeführt.

Um einen dauerhaften, versionsunabhängigen Link zu einem Formular zu erhalten, schreiben Sie bitte eine kurze E-Mail an forms@desy.de. Wir stellen Ihnen den benötigten Link gerne zur Verfügung.

Im Formularmanagementsystem FORMS können Sie sehr flexibel Vertreterregelungen definieren.

Bitte beachten Sie hier, dass das Formularmanagementsystem Ihre Vertreter nicht kennt und damit auch nicht die Richtigkeit der eingetragenen Vertretung überprüfen kann.

 Sie erreichen das Vertretungsmenü, in dem Sie oben rechts auf Ihren eingeloggten Namen klicken und „Vertreterregelungen verwalten“ auswählen

Abb. 1: Vertreterregelungen verwalten

Sie haben die Wahl eine „Generelle Vertretung“ hinzuzufügen, also für alle Vorgänge im Formularmanagementsystem oder aber bei Bedarf eine „Formular Vertretung“. In diesem Fall können Sie für einzelne Formulare entsprechend verschiedene Vertretungen auswählen (s. Abb. 2)

Abb. 2: Generelle Vertretung und Formular Vertretung

Sie bestimmen die gewünschten Personen und die Dauer der Vertretung.
Dabei können Sie sehr flexibel für eine einzelne Person auch mehrere Vertretungs-Zeiträume, z.B. für die nächsten geplanten Urlaube oder Dienstreisen, eintragen oder auch mehrere Personen für die Vertretung bestimmen (s. Abb. 3 und 4). Wenn Sie mehrere Personen als Vertretung hinterlegen, bekommen diese zeitgleich die Vertretungsaufgaben zugestellt.

Abb. 3: Generelle Vertretung

 

Abb. 4: Formular Vertretung

Es ist voreingestellt, dass Sie über die Aktionen Ihrer Vertretung per E-Mail informiert werden, z.B. über Genehmigungen, Vorgänge übernehmen/abgeben/zurückziehen oder beenden (s. Abb. 5 und 6).

Abb. 5: Benachrichtigung über Vertreter-Aktion

 

Abb. 6: Beispiel-E-Mail durch eine Vertretungsaktion

Zum Ausdrucken des Formulars benutzen Sie bitte nur das Druckersymbol in der Menüleiste des FMS. Ein Druck über den Druckdialog des Browsers ergibt kein verwertbares Ergebnis.

Beim Öffnen der Formulare per Mozilla Firefox wird das Formular zwar richtig angezeigt, jedoch beim Ausdrucken die Fußzeile nicht mitgedruckt. Dieses Problem können Sie umgehen, indem Sie das Formular über 'Dokument speichern' mit einem bspw. PDF-Reader ausdrucken. Alternativ können Sie Microsoft Edge nutzen.

Ja. Aus Sicherheitsgründen ist die aktuelle Sitzung (Zeitraum zum Ausfüllen eines Formulars im Webbrowser) auf 8 Stunden ohne Aktivität begrenzt. Bei einer länger andauernden Inaktivität muss das Formular erneut geladen und neu ausgefüllt werden.

Sie können aber das Formular jederzeit (innerhalb der 8 Stunden) mit dem Diskettensymbol speichern, und zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten. So vermeiden Sie nochmal von vorne anfangen zu müssen, wenn das Systemtimeout erreicht ist.

Zur Zeit werden erste Formulare mit hinterlegten Adhoc-Workflows getestet. Diese Formulare können innerhalb des Systems versendet werden.

Die anderen Formulare sind vorerst ausschließlich zum Drucken gedacht. Nach und nach sollen diese zur wechselseitigen Bearbeitung freigeschalten werden. Dann kann ein Formular von mehreren Personen nacheinander bearbeitet werden, indem sie sich das Formular im System "zur Bearbeitung" gegenseitig zusenden bevor es ausgedruckt wird. Nähere Erklärungen finden Sie in der Anleitung für Workflows.

Die Formulare sind auf Deutsch und Englisch erhältlich.

Bei Fragen und Anmerkungen zum Formularmanagementsystem wenden Sie sich bitte an forms@desy.de. Hierüber erhalten Sie allgemeinen Support zu Formularen von V6 (ehemals VQ) und technischen Support von IT.

Inhaltlich fachlichen Anwendersupport für die Formulare leisten die zuständigen Gruppen. Die prozessverantwortliche Gruppe ist in der Fußzeile des Formulars genannt.