• V20 Grundsatzthemen: Das V20-Team ist für die Bearbeitung von allgemeinen Grundsatzfragen, arbeits- und tarifrechtlichen Themen sowie die Stellenbewertung bei DESY zuständig. Darüber hinaus werden die leitenden Wissenschaftler*innen im Team betreut sowie V2-interne und übergreifende Projekte und Prozessoptimierungen bearbeitet.

• V21 Personalbetreuung: Die Kolleginnen und Kollegen der Personalbetreuung sind erste Ansprechpartner für Führungskräfte und Beschäftigte in allen personalrelevanten Angelegenheiten, wie z.B. Einstellung, Entgeltfestsetzung oder Höhergruppierung.

• V22 Recruitment: Bewerbermanagement, Interviews, Personalmarketing Das Recruitment-Team ist zuständig für die ganzheitliche Betreuung des Personalauswahlprozesses, die Durchführung von nationalen und internationalen Personalmarketingmaßnahmen sowie für die Organisation der kaufmännischen Ausbildung bei DESY.

• V23 Personalcontrolling: HR-Controlling, -Systeme und Payroll Das Team ist zuständig für die Entgeltabrechnung aller DESY-Beschäftigten sowie die Pflege und Weiterentwicklung aller HR-relevanter Systeme. V23 deckt aber auch die Themen des ganzjährigen Personalcontrollings und der regelmäßigen internen und externen Berichterstattung, bis hinauf ins Direktorium, ab.

• V24 Reisestelle: Reisevorbereitung, Reisekosten, Trennungsgeld, Umzugskosten, Mess-/Vorstellungsreisen Die DESY-Reisestelle ist zentraler Ansprechpartner im Zusammenhang mit der Organisation und Abrechnung von Dienstreisen sowie von dienstlich veranlassten Umzügen. V24 unterstützt bei der Planung von Reiseverbindungen sowie bei der Auswahl und Buchung der Reisemittel, wie z.B. Bahn, Flug, Mietwagen und BahnCard.

... die Kostenrechnung. Im Vordergrund stehen dabei stets der kamerale Aspekt der Haushaltsaufstellung (Wirtschaftsplan) und dessen Abwicklung sowie die Administration zahlreicher Sonderfinanzierungen (Projektmittel). Des Weiteren ist die Abteilung Ansprechpartner für steuerliche Fragestellungen insbesondere der Umsatzbesteuerung und der relevanten Ertragsteuern. Der Aspekte Gemeinnützigkeit spielt dabei eine übergeordnete Rolle. Die Themen Haushalt, Bilanzierung und Steuern haben Bedeutung für alle Teams der Finanzabteilung.

• Erfassung und Abwicklung sämtlicher Geschäftsvorfälle inkl. Zahlungsverkehr in Haupt-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung,

• Debitorenbuchhaltung inklusive Forderungsmanagement,

• Projektmitteladministration,

• Steuerliche Bewertung von Verträgen und Geschäftsvorfällen, steuerliches Meldewesen,

• Kostenrechnung (u.a. Umlagen für die Programmabrechnung),

• Leistungs- und Abrechnungsmanagement (u.a. Preiskalkulationen, Pflege Leistungskatalog

• Erstellung des Jahresabschlusses in allen Aspekten,

• Ansprechpartner für alle Fragen des Haushalts.

• Beteiligungsmanagement.

• Beratung und Hilfestellung bei allen Fragen zum Einkauf von Waren, Dienst- und Bauleistungen,

• Bestellungen und Beschaffungen aller Art,

• Content Management des elektronischen Bestell-, Informations- und Service-System e.biss,

• Erstellen von nationalen und europäischen Ausschreibungen,

• Annahme und Prüfung aller an DESY adressierten Lieferungen in der zentralen Warenannahme,

• Bereitstellen von häufig benötigten Artikeln im Zentrallager,

• Beratung und Hilfestellung bei allen Fragen zu Ein- und Ausfuhren,

• sowie Abwicklung von Zoll- und Speditionsangelegenheiten.

• Vertragsgestaltung und -verhandlung von Kooperationsverträgen mit nationalen und internationalen Universitäten und Forschungseinrichtungen, Forschungs- und Entwicklungsverträgen, Berufungsvereinbarungen, EU-Konsortialverträgen, Lizenzverträgen, gesellschaftsrechtlichen Verträgen sowie sonstigen Erklärungen und Vereinbarungen,

• Rechtliche Gestaltung der DESY-Projekte und Kooperationen,

• Rechtliche Beratung des Direktoriums, der Bereiche und Fachabteilungen in allen Fragen des allgemeinen Zivilrechts und Vertragsrechts, im Urheber- und IT-Recht, in gesellschaftsrechtlichen Fragestellungen und im Zuwendungsrecht sowie allen sonstigen rechtlichen Fragestellungen,

• Vertragsmanagement und damit die Verantwortung für den Vertragsmanagementprozess von der Initiierung bis zur Archivierung der Verträge,

• Vertretung in Gerichtsverfahren und behördlichen Verfahren.

Organisationsentwicklung:

• Prozessorganisation

• Projektmanagement

• Regelwerke, Organigramme und Formulare

• Administrative Advisory Committee

Informationssysteme:

• ERP-System SAP

• Beschaffungssystem e.biss

• Dokumentenmanagementsystem d.3

• IT-Support

• große Maßnahmen

• Blaue Liste

• Budgetaufstellung und -abwicklung

• Budget-Controlling, inkl. Erstellung von Budgets, Prognosen und Soll-Ist-Vergleichen

• Controlling V-Bereich, Europ. XFEL und Zeuthen

• Erstellung von Analysen, u.a. für das DIR/Management

• PoF

Das Finanzcontrolling steht als Ansprechpartner für die Fachbereiche und Projektleiter insbesondere für Fragen zu Budgets zur Verfügung. Außerdem ist die Abteilung in enger Zusammenarbeit mit dem strategischen Controlling / V3, z.B. in Bezug auf Planung und Umsetzung strategischer Maßnahmen.

• Konstruktionsbüro,  

• Bauinstandhaltung und kleinere Bauvorhaben,  

• Bauprojektleitung Neubauten, große Umbauten,  

• Bauprojektleitung XFEL,  

• Schwerlast-/ Gefahrstofftransporte, interne Paketverteilung, Fahrzeugbetreuung,  

• Projektmanagement,

• Geländepflege und Winterdienst, Auslegung, Beschaffung und Betrieb der Kräne, der Aufzüge sowie der elektrisch betriebenen Tore. 

• Betriebsärztliche Versorgung und Ambulanz

• Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

• Psychologische Krisenberatung

• Maßnahmen und Aktionen der Gesundheitsförderung

• Anlagensicherheit: Planung und Betrieb der Anlagen der Brandmelde-, Einbruchmelde- und Löschtechnik auf dem gesamten DESY-Gelände Hamburg.  

• Vorbeugender Brandschutz: Gestellung des Brandschutzbeauftragten und Betrieb von Brandschutzeinrichtungen. Beratung der Beschäftigten zu Brandschutzthemen.  

• Notfallmanagement: Meldeüberwachung über eine 24-Stunden-besetzte Leitstelle. Die Fachgruppe Technischer Notdienst nimmt die Aufgaben des Notfallmanagement für Erste Hilfe, Brand und technische Probleme wahr.  

   

• Arbeitsschutz: Aufgaben der Fachkräfte für Arbeitssicherheit gem. ASiG i.V.m DGUV Vorschrift 2, Beratungen und Dienstleistungen auf den Gebieten Maschinensicherheit, Gefahrstoffmanagement, Schulungs- und Unterweisungen. Lasersichert, Geräteprüfungen, Entsorgungsprozesse für Sonderabfälle,elektrische Sicherheit u.v.m..